Bạn đang loay hoay đi tìm một giải pháp phần mềm quản lý khách sạn trong vô vàn những lựa chọn, vậy một phần mềm quản lý khách sạn tốt phải đáp ứng những tiêu chí gì?

Chọn phần mềm quản lý khách sạn dựa theo những tiêu chí gì?

Với kinh nghiệm gần 20 năm làm việc trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phần mềm, Founder của 63Stravel sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhất dựa vào các tiêu chí sau:

1. Dễ sử dụng:

Phần mềm quản lý khách sạn phải có giao diện phải dễ đọc và dễ sử dụng, giúp nhân viên khách sạn dễ dàng học và làm việc.  Đây là một công cụ hỗ trợ nhân sự khách sạn làm việc thường xuyên và hàng ngày. Vậy nếu khó dùng thì quả thật bạn đã thất bại ngay từ khâu đầu tiên, nhân viên sẽ không sử dụng hoặc tìm cách chống đối hoặc đơn giản sử dụng rồi cũng hay xảy ra sai sót trong khi thao tác.

Cách giải quyết:

Bạn hãy tìm kiếm ít nhất là 3 (ba) và nhiều là 5(năm) nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý khách sạn có trên thị trường và yêu cầu họ Demo (chạy thử) sản phẩm. Sau khi Demo xong, hãy lấy chính ý kiến của các bạn nhân sự để lựa chọn 2(hai) sản phẩm.

2. Tính năng và chức năng:

Phần mềm phải có tính năng cơ bản để quản lý khách sạn, bao gồm: quản lý đặt phòng, quản lý khách hàng, thanh toán, quản lý tình trạng phòng.

Cách giải quyết:

Để biết được một phần mềm quản lý khách sạn các chức năng hoạt động ra sao, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm Demo thử hoặc là gửi tài liệu hướng dẫn để thực hiện các chức năng đó. Bạn có thể tự tìm hiểu các chức năng đó, tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian hơn hoặc đôi khi không hiểu rõ ý sẽ dẫn đến đánh giá sai về tính năng của phần mềm mềm quản lý khách sạn đó.

3. Chi phí:

Xem xét chi phí đăng ký và sử dụng phần mềm, đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của khách sạn. 

Chi phí để sử dụng một phần mềm quản lý khách sạn sẽ có rất nhiều chi phí ẩn ở trong đó, bạn cần trao đổi rõ với nhà cung cấp xem tổng chi phí để sử dụng là bao nhiêu và các chi phí phát sinh hàng năm sẽ là bao nhiêu.

Cách giải quyết:

Bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá phần mềm quản lý khách sạn một cách chi tiết nhất bao gồm:

• Chi phí ban đầu khi bắt đầu sử dụng: Nếu là thuê bao thì bao nhiêu tiền cho 1(một) tháng, nếu là trọn gói thì sẽ là bao nhiêu
• Chi phí mở rộng: Bao gồm khi tăng thêm người dùng, khi mở rộng thêm khách sạn, khi mở rộng các tính năng kết nối, khi cần bổ sung thêm các chức năng.
• Chi phí đào tạo: Bao gồm chi phí đào tạo sử dụng, chi phí hỗ trợ sau khi sử dụng phần mềm hoặc đào tạo nhân sự mới.

4. Tính linh hoạt:

Phần mềm cần phải linh hoạt để thích ứng với các quy trình và quy định của khách sạn. Trên thị trường sẽ có những dòng sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn đóng gói sẵn và phần mềm quản lý khách sạn có thể chỉnh sửa được. Bạn hãy trao đổi với nhà cung cấp xem sản phẩm của họ thuộc kiểu nào.

Ưu điểm của những sản phẩm phần mềm đóng gói đó là:

• Tính ổn định cao
• Chi phí sẽ thấp hơn
• Hỗ trợ sử dụng dễ dàng hơn

Nhược điểm:

• Khó chỉnh sửa tùy biến theo yêu cầu của khách sạn
• Cần phải chờ các phiên bản nâng cấp tiếp theo để khắc phục những vướng mắc có thể gặp phải

Ưu điểm của những sản phẩm phần mềm chỉnh sửa đó là:

• Linh hoạt đáp ứng được yêu cầu, đặc thù của từng khách sạn, Homestay, Resort, Villa khác nhau
• Mọi vướng mắc trong quá trình sử dụng sẽ được hiệu chỉnh

Nhược điểm:

• Chi phí sẽ cao
• Có thể xảy ra lỗi trong dài đoạn đầu chỉnh sửa

5. Bảo mật và an toàn:

Phần mềm có các biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu? Nhà cung cấp phần mềm nào cũng sẽ khẳng định sản phẩm của tôi bảo mật, bạn hãy hỏi xem họ đã có những chứng chỉ bảo mật nào rồi.

• ISO/IEC 27001: Chứng chỉ quốc tế về hệ thống quản lý bảo mật thông tin.
• PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): Chứng chỉ liên quan đến bảo mật thông tin thẻ tín dụng.
• GDPR (General Data Protection Regulation): Chứng chỉ tuân thủ quyền riêng tư dữ liệu của người dùng trong khu vực EU.

6. Đa nền tảng:

Phần mềm nên hoạt động trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau, như máy tính, điện thoại di động và Ipad. Công nghệ ngày nay đã rất phát triển, một phần mềm quản lý khách sạn chỉ chạy được trên máy tính (PC) thì sẽ rất lạc hậu và sẽ rất khó nâng cấp. Chính vì vậy khi lựa chọn phần mềm, bạn hãy lựa chọn sản phẩm của tương lai với công nghệ tiên tiến. 

7. Tính năng mở rộng:

Phần mềm cần có khả năng mở rộng để thêm các tính năng mới khi cần thiết. Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP, phần mềm kế toán, và các nền tảng OTA?

8. Quản lý nhà hàng và tiện ích:

Phần mềm có thể quản lý các dịch vụ nhà hàng, spa, và các tiện ích khác không?

9. Hỗ trợ và đào tạo:

Công ty cung cấp phần mềm có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo người dùng không?

10. Báo cáo và phân tích dữ liệu:

Phần mềm có thể tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu để giúp quản lý và ra quyết định?

Trên đây là 10 tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhất với bạn. Tùy theo quy mô khách sạn để bạn lựa chọn các tiêu chí để tìm kiếm được sản phẩm phù hợp.

Chúc Quý khách sạn thành công và phát triển. Nếu có nhu cầu bán phòng trên nền tảng OTA Vietnam 63Stravel xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Hoặc đăng ký Tại đây